Digitale Signaturen
Sie sparen bis zu 70% beim Rechnungsversand

Warum Rechnungen nur elektronisch versenden?
Für den elektronischen Rechnungsversand gibt es drei gute Gründe. Sie sparen, Zeit Arbeit und Geld, weil aufwändiges Drucken, Kuvertieren und Frankieren entfällt.

Was hat der Rechnungsempfänger davon?
Ihr Kunde hat die Rechnung sofort in einem archivfähigen Format und muss sie nicht erneut einscannen. Er kann sie direkt per E-Mail an seinen Steuerberater zur Archivierung weiterleiten. Insbesondere beim Lastschriftverfahren hat der Kunde das Rechnungsdokument quasi in Echtzeit nach Erstellung. Bei einer Steuerprüfung kann er die Rechnungen in elektronischer Form vorweisen und erfüllt somit die Anforderungen der Finanzbehörden.

Wie überzeuge ich ihn vom elektronischen Empfang?
Anschreiben an alle Kunden beim letzten Papier-Rechnungslauf mit Hinweis, dass ab der nächsten Rechnung diese per E-Mail eintrifft. Bearbeitungsgebühr ankündigen, wenn er die Rechnung im Papierformat per Post bekommen möchte (viele Unternehmen machen das so). Sofern Kunde keine E-Mail-Adresse hat, diese erfragen.

Warum müssen Rechnungen elektronisch signiert werden?
Seit dem 1. Juli 2004 gelten für den Rechnungsversand per E-Mail und Fax neue Vorschriften. Hiernach müssen Ihre Rechnungen eine gesetzliche „qualifizierte“ elektronische Signatur enthalten, wenn Sie diese per Mail bzw. Fax verschicken. Ansonsten kann Ihr Kunde keine Vorsteuer geltend machen.

Was ist eine qualifizierte elektronische Signatur?
Eine qualifizierte elektronische Signatur ist ein „Siegel“ für digitale Daten. Die Signatur kann aufgrund einer speziellen Verschlüsselung jederzeit überprüft werden. Die Echtheit der Daten wird garantiert.

Wie funktioniert der elektronische Versand inkl. der Signatur?

1. Sie erstellen eine Rechnung in gevis
2. Sie nutzen die Funktion „Rechnung mailen“ in gevis oder starten einen Sammelrechnungslauf
3. gevis erzeugt ein pdf-Dokument der Rechnung
4. das Dokument wird per Email an den Dienstleister für die elektronische Signatur (GWS) geschickt
5. die Rechnung wird elektronisch signiert und Ihrem Kunden per E-Mail zugestellt
6. Ihr Kunde und der Betriebsprüfer können jederzeit die Echtheit der elektronisch signierten Rechnungen online überprüfen.

Vorteile

• Ihre Signatur ist bereits durch die GWS zertifiziert
• Sie erfüllen alle gesetzlichen Vorgaben
• Mail-Funktionalität ist in gevis vorhanden, Faxzustellung auch möglich
• erheblich günstiger als Postversand
• keine zusätzlichen Hardwareinvestitionen notwendig

Was kostet der elektronische Versand?

Siehe Kurzprospekt

Entweder Sie setzen die kostenlose Open-Source Software
qvPDF in Verbindung mit dem ebenfalls kostenlosen
Ghostscript ein, um Rechnungen aus Ihrer Anwendung als PDF-Mail zu versenden.
Oder Sie schaffen mithilfe Ihres Programmierers eine eigene Möglichkeit, die Rechnung in das PDF-Format zu konvertieren und zu mailen. Die Mail muß dabei als Mailserver die GWS-Firewall bzw. GWS vpn Blackbox verwenden und den sog. Port 10025 adressieren.
Unterstützung bei der Entwicklung und Implementierung eines PDF-Mailers sind nicht Inhalt des Pauschalen Einrichtungspreises und werden gemäß GWS Preisliste für Dienstleistungen abgerechnet.

Folgendes Beispiel zeigt Ihr Einsparpotenzial (Modellrechnung, Monatliche Kosten bei 1.000 Rechnungen à 2 Seiten):

Worauf warten Sie noch?
Ihr Ansprechpartner ist:		Patrick Bärenfänger