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| Unsere Pressemitteilung: |
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Mehr Power für den Verkauf
Schlanke Prozesse und stärkeres Controlling bei Geschwandtner & Felgemacher
Bocholt, 29.09.2008
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Schlankere Prozesse, stärkeres Controlling und mehr Power für den Außendienst: Das sind die wichtigsten Vorteile, die sich aus der Einführung eines neuen Warenwirtschaftssystems bei der Geschwandtner & Felgemacher Bedachungshandel GmbH in Bocholt ergeben haben. Die Software gevis der Münsteraner Gesellschaft für Warenwirtschaftssysteme mbH (GWS) ist seit Anfang 2007 an den sechs deutschen Standorten des Spezialisten für Steil- und Flachdach, Fassadenelemente, Holz und Holzwerkstoffe sowie Klempnereiartikel im Einsatz.
Gut zehn Jahre hatte sie zufriedenstellend funktioniert, die Warenwirtschaftssoftware der Geschwandtner & Felgemacher GmbH. Dann kam der Zwang zum Wechsel. „Das lokale Softwarehaus, das unser System entwickelt und auch implementiert hatte“, erzählt Geschäftsführer Rainer Geschwandtner, „gab 2006 seinen Geschäftsbetrieb auf.“ Für den rund 50 Jahre alten Großhandel, der in NRW und den neuen Bundesländern rund 55 Mitarbeiter beschäftigt, hieß das: Nicht nur der Support für die in DOS programmierte, proprietäre Anwendung fiel weg, auch die geplante Umstellung auf eine Windows-Oberfläche und die Entwicklung von Schnittstellen zu ergänzenden Anwendungen fand keine Umsetzung. „Die fehlende Betreuung war aber nur der endgültige Grund, die Anwendung abzulösen. Anlässe hat es schon vorher gegeben“, berichtet der Geschäftsführer. Zum Beispiel ließ sich über die Oberfläche zwar die gesamte Administration vornehmen, doch für die Erstellung von Angeboten oder die Suche nach Dokumenten mussten die Sachbearbeiter von einem Programm zum anderen wechseln oder Daten transferieren. Gerade, wenn es hektisch wurde oder komplexe Prozesse anstanden, hieß das: mehr Zeitaufwand als unbedingt gewünscht.
Doch auch der Blick in die Zukunft gab den Verantwortlichen des Großhandels Anlass nach zu denken. Wenn auch heute noch die Bestellungen der Dachdecker zumeist telefonisch eingehen und auch die Lieferscheine und Rechnungen in Papier versandt werden, so war doch klar, dass die Zukunft „online“ heißt. Michael Nienaber, Prokurist bei Geschwandtner & Felgemacher: „Wir sind einer der Pilotbetriebe für so genannten Dach Daten Pool, einer Anwendung, bei der alle Produkt-Informationen der Lieferanten online abgerufen bzw. übernommen werden können. Wollen wir diese Zukunfts-Entwicklung nutzen, mussten wir also auf ein zukunftsfähiges System umstellen“.
Suche nach richtiger Software
War damit die Entscheidung zugunsten einer neuen Warenwirtschaft gefallen, so blieb doch eine entscheidende Frage offen: Welches im Markt vorhandene IT-System passte am besten zum Unternehmen und seinen Prozessen? Um diese Frage zu beantworten, nutzte Geschwandtner & Felgemacher ein in mittelständischen Kreisen übliches Verfahren: Man fragt in der eigenen Branche nach und verlässt sich auf die dort vorhandenen Einschätzungen. „Wir haben“, berichtet Nienaber, „unsere guten Kontakte zu anderen Großhändlern genutzt und sie gefragt, welche Software sie denn einsetzen, vor allem aber, wie denn ihre Erfahrungen damit sind.“ Ergebnis der Umfrage: Ging es um Software für Großhändler aus dem Dachbereich waren faktisch nur drei Anbieter präsent, zwei aus der Privatwirtschaft und einer aus dem genossenschaftlichen Umfeld. Geschwandtner: „Die drei Anbieter und ihre Anwendungen haben wir uns angeschaut und sie mit unseren Vorstellungen und Wünschen verglichen.“ Das Besondere an der Informationsbeschaffung war dabei, dass der Bocholter Großhändler nicht allein, sondern in einem Verbund mit zwei weiteren Unternehmen erschien. Nienaber: „Da wir wussten, dass diese auch gerade über ein neues Softwaresystem nachdachten, haben wir uns zusammen geschlossen und sind gemeinsam zu den Präsentationen und Firmenreferenzbesuchen gefahren.“
Verlässlichkeit hat Priorität
Ganz oben bei den Gesprächen stand dabei – wie nicht anderes zu erwarten – für Geschwandtner und Nienaber ein Themenbereich: „Wie sieht es mit der Sicherheit des Softwarepartners aus? Wie hoch ist die Gefahr, dass es erneut zu einem Totalausfall der Betreuung kommen kann“? Doch auch Existenz von anpassbaren Standards, die Anwenderfunktionalität und der Preis spielten eine Rolle. Und auch die lokale Nähe zum Software-Partner, die Zahl der Installationen und Referenzen waren bedeutsam. Nicht so wichtig erwies sich dagegen die in der Regel mit einer Softwareeinführung verbundene Umstellung der internen Abläufe. Nienaber: „Unsere Administration und Verwaltung war schon sehr gut organisiert und wir arbeiteten effektiv und schlank.“
Als nach rund sechs Monaten die Recherche abgeschlossen und alle Features miteinander verglichen waren, stand schließlich fest, dass die Münsteraner Gesellschaft für Warenwirtschaftssysteme (GWS) und ihre Software gevis den Zuschlag erhalten würde. Bei der Anwendung gefielen nicht nur die Oberfläche und die Funktionalität, auch der persönliche Kontakt zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer stimmte von Anfang an. Den Hauptausschlag für das auf Microsoft Dynamics, früher NAVISION aufbauende System gaben jedoch die Sicherheit und die besondere Finanzierung. So musste Geschwandtner & Felgemacher nicht, wie sonst bei Softwareprojekten üblich, einen einmaligen Fixbetrag für die gesamte Anwendung bezahlen, sondern die Finanzierung lief über ein monatliches Mietmodell. Dessen Vorteil lag vor allem in der Sicherheit für den Nutzer: Weil viele Anwender monatliche Raten leisteten, war nicht nur eine ständige Finanzierung der Programmierer gewährleistet, sondern auch eine ständige Weiterentwicklung. Nienaber: „Wenn ein Softwarehaus sonst seine Anwendungen nicht mehr verkaufen kann oder nur noch nach bezahlter Kundenanforderung anpasst, stockt ganz schnell die Innovation, und Anpassungen an die Marktgegebenheiten finden nicht mehr statt.“
Was zudem für die GWS sprach, war ihre genossenschaftliche Struktur. Sie macht es möglich, dass die Software-Nutzer auch gleichzeitig Gesellschafter sind, was eine langfristige Sicherheit garantiert. Nienaber: „Obwohl wir etwas mehr ausgeben mussten, hatten wir so doch die Sicherheit, dass die Anwendung langfristig nutzbar sein wird.
Einführung erfolgreich
Unmittelbar nach der Entscheidung für gevis begann im Herbst 2006 die Einführung des Systems an den sechs Standorten von Geschwandtner & Felgemacher in Deutschland. Insgesamt 30 Arbeitsplätze – von der Buchhaltung bis zum Lager – wurden mit der neuen Anwendung ausgestattet und bis auf die Personalabrechnung die gesamte Administration in ihr zusammengeführt. Zu den eingerichteten Modulen gehörte auch eine Steuerung, die anhand der Telefonnummer den Anrufer erkennt und automatisch Masken zu Kreditoren und Debitoren aufruft. Zudem auf der Liste der zu installierenden gevis-Module: s.dok, eine Dokumentenmanagement-Lösung, mit der Papierbelege gescannt und in ein intelligentes Archiv inklusive vielfältiger Recherchemöglichkeiten abgelegt werden. Bestandteil der Arbeit war darüber hinaus die Aufstellung eines neuen Servers, auf den die gesamten zuvor schon gebündelten Daten übertragen wurden. Dabei galt: Dadurch, dass in Bocholt generell sehr akkurat auf den Datenbestand geachtet wird, gab es bei der Datenübernahme nur wenig Probleme. Begleitet wurde die gesamte Implementierung von einer Mitarbeiterin aus dem eigenen Hause, die das Projekt neben der eigenen Arbeit steuerte und sich heute mit der Anwendung bestens auskennt.
Waren die Grundlagen geschaffen, begann im Winter 2006 die Schulung der Mitarbeiter. Diese sollten behutsam an das System herangeführt und auf die Windows-Oberfläche eingelernt werden, wobei Mitarbeiter der GWS zur Seite standen. Was gut gemeint war, erwies sich jedoch nur als bedingt realisierbar, denn als im Mitte Januar 2007 Kyrill wütete und viele Dächer neu eingedeckt werden mussten, war schnelles Handeln nötig und gevis erlebte seine Feuertaufe.
Zufrieden mit der Anwendung
Gut 16 Monate nach der Implementierung der Warenwirtschaftslösung zieht man bei Geschwandtner & Felgemacher eine positive Bilanz. Da man schon vor der Umstellung auf die neue Software gut funktionierende Prozesse hatte und die neue Anwendung diesen direkt angepasst wurde, waren die Integrationsschwierigkeiten gering, die Nutzen der neuen Anwendung gegenüber dem bestehenden System allerdings deutlich erweitert. Dies gilt dabei besonders für die nicht mehr notwendigen Doppelerfassungen in unterschiedlichen Anwendungen und die integrierten Kontrollfunktionen. Waren zum Beispiel früher für die Wareneingangskontrolle Nachfragen bei Mitarbeitern und die Kontrolle bzw. Beisortierung von Lieferscheinen notwendig, kann heute direkt über das System nachgeprüft werden, ob die gelieferte Ware zur Bestellung passt. Nienaber ist überzeugt: „Durch die Software haben sich die Prozesse eindeutig hin zum Erst-Ersteller des Kundenauftrages und des Lieferantenauftrags verlagert. Sind die Daten hier erst einmal erfasst, erfolgen die nachgelagerten Kontroll-Prozesse von allein.“ So ist zum Beispiel ein Abschließen eines Vorgangs erst möglich, wenn die Begleichung einer Rechnung erfolgte. Zum Controlling gehört auch, dass mögliche Fehleingaben, zum Beispiel Angebote unter einem festgelegten Wert, automatisch vom System erkannt und moniert werden oder die Inventur schneller und rationeller erfolgt. Hinzu kommt, dass sich Eingangsrechnungen viel akkurater erfassen und verbuchen lassen. Statt wie früher nur die Gesamtsumme werden nun auch die Einzelposten eingebucht gespeichert.
Von neuer Lösung profitiert
Schnellere und einfachere Abläufe - heißt das nicht auch, dass auf Personal verzichtet werden konnte? Die Verantwortlichen von Geschwandtner und Felgemacher werden zukünftig statt in die Administration in den Service investieren können. Wir wollen so mehr Kundenbetreuung und Kundenbindung erhalten. Bei ähnlichen Kosten haben wir deshalb jetzt moderne und schlanke Prozesse und ein wirkliches Argument im Markt. Wir sind sicher, dass unsere Kunden, aber auch unsere Zahlen davon profitieren werden.“
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