Was ändert sich mit dem Steuervereinfachungsgesetz 2011?
Der o.g. Gesetzesentwurf wird, wenn der Bundesrat zustimmt, ab 01.07.2011 umgesetzt. Danach muss der Rechnungsaussteller aber immer noch Echtheit und Unversehrtheit der E-Rechnung nachweisen. Lediglich die Vorgabe des technischen Verfahrens wurde entfernt. In der Praxis müsste das rechnungsausstellende Unternehmen ein eigenes, qualifiziertes Ersatzverfahren entwickeln um den Nachweis rechtssicher zu führen. In vielen Fällen dürfte das Entwickeln eines "Ersatzverfahrens" aufwändiger sein, als weiterhin das einfache und bewährte Verfahren der qualifizierten digitalen Signatur einzusetzen.
Zitate: " Artikel 233 Absatz 1 Satz 2 Mehrwertsteuer-Systemrichtlinie […]Das Erfordernis der Echtheit der Herkunft und der Unversehrtheit des Inhalts bleiben als abstrakte Voraussetzungen für die umsatzsteuerliche Anerkennung von elektronischen Rechnungen bestehen" […Absatz 3] Unbeschadet anderer […] Verfahren gelten bei einer elektronischen Rechnung die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts als gewährleistet durch eine qualifizierte elektronische Signatur [Quelle: BMF, Steuervereinfachungsgesetz 2011]
und §14 Absatz 1 UStG, Fassung vom 1.7.2011: "[…]die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung [müssen] gewährleistet werden. Dies kann durch Kontrollverfahren erreicht werden, die einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schaffen können"
Warum Rechnungen nur elektronisch versenden?
Für den elektronischen Rechnungsversand gibt es drei gute Gründe. Sie sparen Zeit, Arbeit und Geld, weil aufwändiges Drucken, Kuvertieren und Frankieren entfällt. Die Akzeptanz der qualifizierten Signatur ist laut Mehrwertsteuersystemrichtlinie EU-weit gültig.
Was hat der Rechnungsempfänger davon?
Ihr Kunde hat die Rechnung sofort in einem archivfähigen Format und muss sie nicht erneut einscannen. Er kann sie direkt per E-Mail an seinen Steuerberater zur Archivierung weiterleiten. Insbesondere beim Lastschriftverfahren hat der Kunde das Rechnungsdokument quasi in Echtzeit nach Erstellung. Bei einer Steuerprüfung kann er die Rechnungen in elektronischer Form vorweisen und erfüllt somit die Anforderungen der Finanzbehörden. Zusätzlich wird ein Prüfbericht mit der E-Mail mit ausgeliefert, so dass eine tranparente und einfache Überprüfung der Unversehrtheit jederzeit möglich ist.
Wie überzeuge ich ihn vom elektronischen Empfang?
Beispielweise durch ein Anschreiben an alle Kunden beim letzten Papier-Rechnungslauf mit Hinweis, dass ab der nächsten Rechnung diese per E-Mail eintrifft. Möglicherweise können Sie eine Bearbeitungsgebühr ankündigen, wenn er die Rechnung im Papierformat per Post bekommen möchte (viele Unternehmen machen das so). Sofern Kunde keine E-Mail-Adresse hat, läßt sich diese erfragen.
Warum müssen Rechnungen elektronisch signiert werden?
Auch nach dem 01.07.2011 gelten für den Rechnungsversand per E-Mail und Fax Vorschriften. Hiernach muss der Rechnungsaussteller Echtheit und Unversehrtheit der Rechnungen jederzeit nachweisen können. Das einzige derzeit sogar EU-weit standardisierte Verfahren hierfür ist die „qualifizierte“ elektronische Signatur nach SigG. Kann dieser Nachweis nicht geführt werden, sind Strafen beim Rechnungsaussteller und beim Rechnungs-Empfänger möglich. Dies gilt übrigens gleichermaßen nur für gewerbliche Rechnungsempfänger wie für private.
Was ist eine qualifizierte elektronische Signatur?
Eine qualifizierte elektronische Signatur ist ein „Siegel“ für digitale Daten. Die Signatur kann aufgrund einer speziellen Verschlüsselung jederzeit überprüft werden. Die Echtheit der Daten wird mit Zeitstempel garantiert.
Wie funktioniert der elektronische Versand inkl. der Signatur?
- Sie erstellen eine Rechnung in gevis
- Sie nutzen die Funktion "Rechnung mailen" in gevis oder starten
einen Sammelrechnungslauf
- gevis erzeugt ein pdf-Dokument der Rechnung
- das Dokument wird per Email an den Dienstleister für die elektronische
Signatur (GWS) geschickt
- die Rechnung wird elektronisch signiert und Ihrem Kunden per E-Mail
zugestellt
- Ihr Kunde und der Betriebsprüfer können jederzeit die
Echtheit der elektronisch signierten Rechnungen online überprüfen.
Vorteile
- Ihre Signatur ist bereits durch die GWS zertifiziert
- Sie erfüllen alle gesetzlichen Vorgaben
- Mail-Funktionalität ist in gevis vorhanden, Faxzustellung auch möglich
- erheblich günstiger als Postversand
- keine zusätzlichen Hardwareinvestitionen notwendig
Was kostet der elektronische Versand?
Siehe 
Kurzprospekt
Entweder Sie setzen die kostenlose Open-Source Software
qvPDF in Verbindung mit dem ebenfalls kostenlosen
Ghostscript ein, um Rechnungen aus Ihrer Anwendung als PDF-Mail zu versenden.
Oder Sie schaffen mithilfe Ihres Programmierers eine eigene Möglichkeit,
die Rechnung in das PDF-Format zu konvertieren und zu mailen. Die Mail muß
dabei als Mailserver die GWS-Firewall bzw. GWS vpn Blackbox verwenden und
den sog. Port 10025 adressieren.
Unterstützung bei der Entwicklung und Implementierung eines PDF-Mailers
sind nicht Inhalt des Pauschalen Einrichtungspreises und werden gemäß GWS
Preisliste für Dienstleistungen abgerechnet.
Folgendes Beispiel zeigt Ihr Einsparpotenzial (Modellrechnung, Monatliche
Kosten bei 1.000 Rechnungen à 2 Seiten):
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Patrick Bärenfänger |
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